Codzienna praca prawnika to nie tylko analiza przepisów i kontakt z klientami, ale również dziesiątki powtarzalnych czynności, które pochłaniają cenny czas — przepisywanie danych, przygotowywanie dokumentów, uzupełnianie szablonów. Te zadania, choć nieuniknione, odciągają uwagę od tego, co naprawdę istotne. Właśnie dlatego coraz więcej kancelarii sięga po automatyzację – nowoczesne rozwiązanie, które pozwala uprościć i przyspieszyć codzienną pracę, jednocześnie eliminując błędy i chaos informacyjny.
Marka Automatyzacje z AI łączy technologię i praktyczną wiedzę biznesową, by tworzyć rozwiązania szyte na miarę. Firma specjalizuje się w automatyzacji procesów w kancelariach, biurach i przedsiębiorstwach, wykorzystując sztuczną inteligencję do optymalizacji czasu, redukcji kosztów i zwiększania efektywności zespołów. To nie tylko technologia – to sposób na zmianę podejścia do pracy. Automatyzacje z AI udowadnia, że cyfryzacja może być prosta, skuteczna i naprawdę opłacalna.
Automatyzacja procesów w kancelarii – jak działa w praktyce?
Automatyzacja procesów w kancelarii prawniczej to sposób na uporządkowanie codziennych, powtarzalnych czynności, które do tej pory wymagały ręcznego zaangażowania. W praktyce oznacza to, że system sam przejmuje część obowiązków – rozpoznaje dane w dokumentach, pobiera potrzebne informacje i uzupełnia szablony, które wcześniej wypełniał prawnik. Dzięki temu czynności, które zajmowały kilkanaście minut, odbywają się w tle, a pracownik kancelarii jedynie potwierdza poprawność danych.
Automatyzacja procesów nie wymaga skomplikowanej wiedzy technicznej – działa w oparciu o narzędzia współpracujące z tym, co kancelaria już wykorzystuje: OneDrive, Google Drive, Teams czy Slack. Może obsługiwać obieg dokumentów, generować gotowe pliki Word lub Google Docs, a nawet przypominać o zadaniach i terminach. Tego typu rozwiązania pozwalają przenieść część codziennej pracy na system, który pracuje niezawodnie i bez przerw.
W efekcie automatyzacja tworzy nowy rytm pracy w kancelarii – prostszy, szybszy i bardziej uporządkowany. To sposób, by usprawnić codzienne procedury, zmniejszyć obciążenie zespołu i skupić się na tym, co naprawdę wymaga ludzkiej uwagi, czyli analizie prawnej i kontaktach z klientami.
Robotyzacja procesów, a codzienna praca prawnika
Nasze rozwiązanie zostały stworzone z myślą o kancelariach prawnych, które każdego dnia zmagają się z rutynowymi, powtarzalnymi zadaniami. System przejmuje przygotowywanie tzw. „główek dokumentów” – fragmentów, które prawnicy do tej pory wypełniali ręcznie, przepisując dane stron postępowania, sygnatury i inne informacje. Automatyzacja pobiera potrzebne dane z dokumentów źródłowych, wykorzystując OCR oraz narzędzia integrujące się z już używanymi systemami, takimi jak OneDrive, Microsoft Teams, Slack czy Google Drive.
W praktyce oznacza to, że prawnik jedynie umieszcza pliki w określonym folderze lub kanale komunikatora. System odczytuje ich zawartość, rozpoznaje istotne dane, a następnie uzupełnia nimi szablony dokumentów w Wordzie lub Google Docs. Przed wysłaniem gotowego pliku użytkownik otrzymuje formularz potwierdzający, w którym może zweryfikować poprawność zaczytanych informacji. Po akceptacji, kompletne dokumenty są automatycznie przekazywane do wybranego miejsca – np. do folderu zespołu lub kanału na Teams.
Korzyści z automatyzacji – czas, dokładność, zysk
Automatyzacja w kancelarii prawniczej to nie tylko nowoczesne rozwiązanie technologiczne – to realna zmiana w codziennej pracy zespołu. Wdrożenie systemu, który automatycznie przygotowuje „główki dokumentów” i uzupełnia dane stron postępowania, pozwala prawnikom odzyskać około 450 minut miesięcznie – to prawie 8 godzin pracy, które wcześniej pochłaniały powtarzalne czynności administracyjne. Dla kancelarii, w której pracuje kilku prawników, te oszczędności sumują się, dając dziesiątki dodatkowych godzin w miesiącu.
Zysk nie ogranicza się jednak do czasu. Automatyzacja eliminuje błędy pisowni i literówki, które pojawiają się przy ręcznym wprowadzaniu danych. System działa z pełną dokładnością – poprawnie rozpoznaje imiona, nazwiska i nazwy podmiotów, co przekłada się na większe zaufanie klientów i mniejszą liczbę korekt w dokumentach. Jak podkreśla jeden z naszych klientów, automatyzacja pozwoliła „uniknąć błędów w imionach i nazwiskach klientów”, co w pracy prawnika ma ogromne znaczenie dla profesjonalnego wizerunku.
W przeliczeniu na stawkę godzinową prawnika – średnio 300 zł za godzinę – odzyskane 450 minut to około 2250 zł miesięcznie oszczędności na jedną osobę. W skali roku oznacza to nawet ponad 27 tysięcy złotych dodatkowego zysku bez zwiększania liczby klientów czy czasu pracy. Co więcej, automatyzacja usprawnia przepływ informacji w całym zespole – dane są zawsze aktualne, a dokumenty gotowe do podpisu pojawiają się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
Narzędzia umożliwiające automatyzację
Automatyzacja procesów w kancelarii została zbudowana na fundamencie nowoczesnych narzędzi integracyjnych, które łączą różne systemy w jeden spójny ekosystem. Podstawą rozwiązania są platformy Make i N8N, które odpowiadają za tworzenie scenariuszy automatyzacji — monitorują foldery i kanały (np. w Microsoft Teams lub OneDrive), pobierają dokumenty, uruchamiają system rozpoznawania tekstu (OCR) i przekazują dane do odpowiednich szablonów dokumentów. To właśnie one stanowią centrum przepływu informacji, sprawiając, że całość działa bez konieczności interwencji człowieka.
Proces wspierają inteligentne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak ChatGPT, które pełnią rolę „asystentów analitycznych”. Odpowiadają za interpretację odczytanego tekstu, rozpoznawanie kontekstu i przekształcanie danych w uporządkowaną strukturę. Współpracują z lokalnym systemem OCR i Google Vision, które rozpoznają treść dokumentów z plików PDF i obrazów. Całość uzupełnia Airtable, pełniący funkcję centralnej bazy danych, gdzie przechowywane są odczytane informacje, a także dane potrzebne do dalszego generowania dokumentów.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów w kancelarii to nie przyszłość — to teraźniejszość, która realnie usprawnia codzienną pracę prawników. Dzięki inteligentnym narzędziom, takim jak Make, N8N, ChatGPT czy OCR, rutynowe zadania przestają obciążać zespół, a prawnicy mogą skupić się na merytoryce spraw i obsłudze klientów. Rozwiązania tworzone przez Automatyzacje z AI pokazują, że technologia może działać cicho w tle, przynosząc wymierne efekty — oszczędność czasu, większą dokładność i lepszą organizację pracy. To krok w stronę nowoczesnej kancelarii, w której automatyzacja staje się sprzymierzeńcem efektywności i profesjonalizmu.