Archiwizacja dokumentów nie polega wyłącznie na umieszczeniu ich w odpowiednim segregatorze. Jest to znacznie bardziej skomplikowane zadanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania papierów, a następnie ich dokładnego opisania. Co warto wiedzieć o tym procesie?
Na czym polega przygotowanie dokumentów do archiwizacji?
Zanim dokumenty trafią do archiwizacji, należy upewnić się, że są kompletne. Jakiekolwiek braki (na przykład dodatkowe wydruki czy załączniki) uzupełniamy na etapie przygotowania. Warto też ocenić, czy konkretne papiery nie wypłowieją. Jeśli istnieje takie ryzyko, konieczne będzie skanowanie dokumentów, o którym więcej można się dowiedzieć tutaj: https://hsm-recycling.pl/pl/skanowanie-dokumentow/. Skanowanie pozwala zabezpieczyć papier przed utratą wartości, a tym samym zachować dokumenty w nienaruszonym stanie przez cały wymagany przepisami okres.
Jak prawidłowo przygotować dokumenty do archiwum?
Gdy dokumenty są już skompletowane, można oddać je do archiwum. Uprzednio musimy jednak opisać teczki zgodnie z obowiązującymi zasadami. Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. wymienia, że powinny się w nim znaleźć:
- nazwa jednostki organizacyjnej,
- symbol klasyfikacyjny,
- tytuł teczki,
- roczne daty skrajne,
- sygnatura teczki,
- kategoria A,
- liczba stron dokumentów umieszczonych w teczce.
Dzięki takim opisom zdecydowanie łatwiej odnaleźć dokumenty, gdy są potrzebne, na przykład celem sporządzenia dla pracownika druku RP7. Co to jest? Otóż najczęściej potrzebują go osoby, które chcą przejść na emeryturę celem doręczenia do ZUS. Więcej na temat tego dokumentu można przeczytać w artykule: https://hsm-recycling.pl/pl/blog/czym-sa-dokumenty-rp-89/.
Dlaczego przygotowanie dokumentów do archiwizacji jest tak ważne?
Prawidłowa archiwizacja dokumentów to porządek w firmie, który przekłada się na jakość pracy. Ponadto pozwala ona wywiązać się z obowiązków prawnych ciążących na przedsiębiorcy. Jeśli w trakcie kontroli organ uprawniony wezwie do przedstawienia konkretnych dokumentów, odnalezienie ich nie będzie sprawiało większego problemu. Przechowywanie akt zaczyna się od ich przygotowania, w czym może pomóc specjalistyczna firma. Oferta dostępna jest na stronie https://hsm-recycling.pl/pl/. Warto pamiętać, że ustawodawca nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku samodzielnego archiwizowania dokumentów. Jeśli w jego ocenie firma zewnętrzna zrobi to lepiej, powinien rozważyć skorzystanie z jej usług.
