Zakupy internetowe są bardzo wygodne i ułatwiają codzienne funkcjonowanie. Jednocześnie stanowią wyzwanie w kontekście ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa ich przetwarzania – właśnie dlatego zarówno klienci, jak i przedsiębiorcy z branży e-commerce przywiązują tak dużą wagę do polityki prywatności. Co to za dokument i jak go dobrze napisać?
Na czym polega polityka prywatności?
Polityka prywatności to dokument, w którym określa się sposób gromadzenia, przechowywania i udostępniania danych osobowych klientów sklepu, ale także użytkowników strony, serwisu czy aplikacji mobilnej. Poprawny wzór polityki prywatności powinien uwzględniać określenie metody zarządzania takimi informacjami jak:
- imię,
- nazwisko,
- adres,
- adres mailowy,
- numer kontaktowy,
- numer PESEL,
- data urodzenia,
- adres IP,
- informacje dotyczące aktywności w sieci.
Każdy polski przedsiębiorca działający online ma obowiązek poinformować swoich klientów, w jaki sposób będą przetwarzane ich dane, jednak nie zawsze musi to zrobić w polityce prywatności. Alternatywnie stosowana jest np. klauzula informacyjna RODO. Chodzi o to, aby powiadomić odbiorców o środkach bezpieczeństwa podjętych w celu ochrony danych. Mogą to być systemy kontroli dostępu, szyfrowanie czy audyty bezpieczeństwa.
Co powinna zawierać polityka prywatności?
Jeśli masz wątpliwości, jak powinien wyglądać taki dokument, przyda Ci się internetowy generator polityki prywatności. Taką usługę oferuje m.in. LegalGeek https://kreator.legalgeek.pl/polityka-prywatnosci-rodo-i-cookies/.
Wygenerowany dokument pozwoli klarownie określić:
- jakie dane zamierzasz gromadzić,
- po co je zbierasz,
- w jaki sposób będą przechowywane,
- jakie zabezpieczenia zastosujesz,
- kto będzie miał dostęp do danych przekazanych przez klienta,
- jak długo będziesz przechowywać dane,
- jakie prawa mają klienci względem udostępnionych danych (prawo do usunięcia, modyfikacji danych itp.),
- w jaki sposób klient może skontaktować się z Tobą w celu ewentualnych działań związanych z danymi,
- czy do danych będą mieć dostęp osoby lub podmioty trzecie, a jeśli tak to jakie.
Polityka prywatności jest zwykle zawiłym dokumentem, który zawiera wiele terminów prawnych – z tego powodu warto skorzystać ze wsparcia przy jego przygotowaniu. Nie znaczy to, że nie warto dążyć do maksymalnego uproszczenia tych treści tak, aby były przystępne dla zwykłego użytkownika.
Dlaczego warto wdrożyć politykę prywatności w sklepie?
Tak naprawdę o polityce prywatności powinien pomyśleć nie tylko przedsiębiorca internetowy, ale także ten, który prowadzi działalność stacjonarnie – wymaga tego prawo (podstawą jest tu Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych). Polityka prywatności stanowi narzędzie do budowania zaufania i powiększania grona lojalnych klientów. Ten dokument może realnie wpłynąć na budowanie pozytywnego wizerunku marki. Poza tym, jeśli dojdzie do sporu prawnego między sprzedawcą a klientem, polityka prywatności może posłużyć za argument obronny przedsiębiorcy. Warto więc ją przygotować.
