Microsoft Excel, mimo swoich licznych funkcji analitycznych i matematycznych, również umożliwia wygodne drukowanie danych. Wielu użytkowników jest zadowolonych z prostego skrótu klawiszowego Ctrl + P, który otwiera okno drukowania. Jednakże, nie zawsze ta podstawowa metoda jest wystarczająca, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z bardziej złożonymi arkuszami czy specyficznymi wymaganiami.
Podgląd wydruku
Zanim przejdziemy do bardziej zaawansowanych opcji, warto zwrócić uwagę na funkcję „Podgląd wydruku”, dostępną w zakładce „Plik”. Ta funkcja pozwala na podgląd tego, jak arkusz będzie wyglądał po wydrukowaniu, i jest to miejsce, gdzie można zauważyć potencjalne problemy, takie jak odcięte kolumny czy niewłaściwy układ strony.
Ustalanie zakresu drukowania
Excel pozwala na drukowanie całego arkusza, określonych zakresów komórek, bądź też jedynie tych komórek, które są zaznaczone. Aby to zrobić, po otwarciu okna drukowania możemy wybrać z rozwijanego menu opcję „Drukuj zaznaczenie” lub „Drukuj zakres”.
Skalowanie
Zaawansowane opcje drukowania w Excelu oferują także możliwość skalowania arkusza, tak aby zmieścił się on na jednej stronie. Opcje te są dostępne w zakładce „Układ strony”. Możemy tutaj wybrać, czy chcemy skalować tylko kolumny, tylko wiersze, czy może cały arkusz.
Obrót i marginesy
Excel daje również możliwość zmiany orientacji strony z pionowej na poziomą, co może być szczególnie przydatne przy drukowaniu szerokich tabel. Dodatkowo, można dostosować marginesy strony, aby lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń na papierze.
Nagłówki i stopki
Kolejną funkcją, która często jest pomijana, jest możliwość dodania nagłówków i stopek do wydruku. Możemy tu wprowadzić takie informacje jak numer strony, data wydruku czy nazwa arkusza. Aby skorzystać z tej opcji, należy przejść do zakładki „Wstaw” i wybrać „Nagłówek i stopka”.
Drukowanie na różnych drukarkach i w różnych formatach
Niewiele osób wie, że Excel pozwala na drukowanie tego samego dokumentu na różnych drukarkach jednocześnie. Jest to szczególnie przydatne w środowiskach korporacyjnych, gdzie różne wydziały mogą potrzebować różnych wersji tego samego dokumentu. Co więcej, Excel umożliwia drukowanie arkuszy w różnych formatach papieru, co może być korzystne w różnych kontekstach biznesowych lub akademickich.
Drukowanie do PDF
Ostatnim, ale nie mniej ważnym aspektem drukowania w Excelu jest możliwość zapisania arkusza jako pliku PDF. Ta funkcja jest niezwykle użyteczna, gdy potrzebujemy udostępnić arkusz osobom, które nie mają dostępu do programu Microsoft Excel. Opcja ta jest dostępna bezpośrednio w oknie drukowania i nie wymaga dodatkowego oprogramowania.
Excel oferuje zatem znacznie więcej opcji drukowania, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Warto poświęcić chwilę na zapoznanie się z nimi, aby w pełni wykorzystać możliwości tego programu.
Kolory i efekty graficzne
W przypadku arkuszy bogatych w kolory, wykresy czy inne elementy graficzne, Excel daje możliwość wyboru, czy drukować arkusz w kolorze, czy też w odcieniach szarości. Znajdziesz tę opcję w zakładce „Układ strony”, a dokładniej w sekcji „Ustawienia strony”. Wybór zależy od Twoich potrzeb, ale warto pamiętać, że drukowanie w kolorze jest zwykle droższe i czasochłonne.
Podział stron
Jeśli Twoja tabela jest na tyle duża, że nie mieści się na jednej stronie, możesz skorzystać z opcji podziału strony. Excel oferuje kilka metod na podzielenie arkusza na strony, tak aby łatwo było zorientować się, która część tabeli jest wydrukowana na której stronie. Aby to zrobić, przejdź do zakładki „Układ strony” i znajdź sekcję „Podział stron”. Możesz tu wybrać, czy podzielić arkusz pionowo, poziomo czy w obu kierunkach.
Drukowanie komentarzy
Jeżeli Twój arkusz zawiera komentarze dodane do poszczególnych komórek, być może będziesz chciał je również wydrukować. Opcja ta jest ukryta w zakładce „Układ strony”, w sekcji „Ustawienia arkusza”. Możesz wybrać, czy komentarze mają być drukowane w osobnej sekcji na końcu arkusza, czy też obok komórek, do których się odnoszą.
Drukowanie formuł
Czasami może się zdarzyć, że potrzebujesz wydrukować nie wyniki obliczeń, ale same formuły. Excel umożliwia to poprzez opcję „Pokaż formuły”, dostępną w zakładce „Formuły”. Po jej aktywacji, wszystkie formuły w arkuszu zostaną wyświetlone zamiast wyników obliczeń, co pozwoli na ich wydrukowanie.
Warunkowe formatowanie przy drukowaniu
Jeżeli zastosowałeś warunkowe formatowanie do swojego arkusza, powinieneś również wiedzieć, że Excel oferuje opcję zachowania tego formatowania podczas drukowania. Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy analizujesz duże ilości danych i chcesz, aby kluczowe informacje były łatwo zauważalne na wydruku.
Wydruki interaktywne
Excel umożliwia również tworzenie tzw. „interaktywnych wydruków” dzięki wbudowanej funkcji hiperłączy. Chociaż wydruk na papierze nie będzie „klikalny”, jeśli zapiszesz swój arkusz jako PDF z zachowanymi hiperłączami, osoby odbierające ten plik będą mogły kliknąć na odnośniki, co może prowadzić do innych sekcji dokumentu lub nawet do zewnętrznych zasobów internetowych.
Drukowanie wielu arkuszy
Jeżeli Twoja książka Excela zawiera więcej niż jeden arkusz, możesz wydrukować je wszystkie naraz, bez konieczności przechodzenia przez każdy z nich indywidualnie. Opcja ta jest dostępna w oknie drukowania i pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i papier.
Excel jest narzędziem niezwykle zaawansowanym również w kontekście drukowania, oferującym mnóstwo opcji i funkcji, które pozwalają dostosować wydruk do indywidualnych potrzeb. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz wydrukować prostą tabelę czy skomplikowany raport, możliwości są praktycznie nieograniczone.
Zmienne parametry drukowania
Niektóre z zaawansowanych opcji w Excelu pozwalają na ustawienie zmiennych parametrów drukowania, które mogą być sterowane przez formuły lub odwołania do komórek. Na przykład, możesz chcieć wydrukować zestawienie finansowe dla różnych działów w firmie, gdzie każdy wydruk będzie miał odmienny nagłówek zawierający nazwę działu. Opcje te są dostępne w zaawansowanych ustawieniach drukowania i wymagają pewnej wprawy w korzystaniu z funkcji Excela.
Kody QR i kody kreskowe
Jeśli Twoje wydruki są częścią systemu zarządzania danymi lub inwentarzem, być może zechcesz dołączyć do nich kody QR czy kody kreskowe. Excel pozwala na generowanie tych kodów przez dedykowane dodatki lub skrypty VBA. W ten sposób, wydrukowany arkusz staje się interaktywną częścią cyfrowego ekosystemu.
Bezpieczeństwo wydruków
Jeśli Twoje dane są wrażliwe, Excel oferuje różne opcje związane z bezpieczeństwem wydruków. Możesz na przykład zabezpieczyć wydruk hasłem, aby tylko uprawnione osoby miały do niego dostęp. Dodatkowo, istnieje możliwość dodania znaku wodnego, który będzie sygnalizować, czy dokument jest wersją roboczą, czy też oficjalnym wydrukiem.
Automatyzacja zadań drukowania
W bardziej zaawansowanych scenariuszach, drukowanie w Excelu może być zautomatyzowane przy użyciu makr i skryptów VBA. Na przykład, jeżeli co miesiąc drukujesz podobny zestaw raportów z drobnymi modyfikacjami, możesz utworzyć makro, które automatycznie przygotuje odpowiednie ustawienia i wyśle dokumenty do drukarki.
Monitorowanie zużycia tuszu i papieru
Chociaż nie jest to funkcja wbudowana w Excelu, różne drukarki i ich oprogramowanie oferują możliwość monitorowania zużycia tuszu i papieru podczas drukowania. Jeżeli Excel jest narzędziem, z którego korzystasz na co dzień do tworzenia dużych wydruków, te informacje mogą być bardzo przydatne w zarządzaniu kosztami.
Problem z „odpadającymi” ostatnimi wierszami lub kolumnami
Jeżeli napotkasz problem, w którym ostatnie wiersze lub kolumny są „odcinane” na wydruku, problem ten można często rozwiązać w zakładce „Układ strony” poprzez manualne ustawienie obszarów drukowania, czy też przez zastosowanie skalowania, o którym była mowa wcześniej.
Finalne korekty i sprawdzenie
Niezwykle ważne jest, aby przed ostatecznym wydrukiem dokładnie sprawdzić, czy wszystkie opcje są ustawione zgodnie z oczekiwaniami. Podgląd wydruku, o którym była już mowa, jest tu nieocenioną pomocą. Ostateczne korekty mogą obejmować drobne zmiany w ustawieniach, ale mogą też wymagać powrotu do samego arkusza w celu wprowadzenia modyfikacji.
Drukowanie w Excelu to nie tylko kwestia naciśnięcia kombinacji klawiszy Ctrl + P. Jak widać, opcji jest wiele i warto je znać, aby w pełni wykorzystać możliwości tego zaawansowanego narzędzia.
