Integracja systemów OMS (Order Management System), ERP (Enterprise Resource Planning) i WMS (Warehouse Management System) zwiększa efektywność operacyjną firmy, zwłaszcza w obszarze realizacji zamówień. Zapewnia sprawny przepływ danych między poszczególnymi działami przedsiębiorstwa i tym samym lepszą koordynację procesów. W artykule szczegółowo omawiamy zalety takiej integracji i wyzwania związane z jej implementacją. Podpowiadamy też, na co zwrócić uwagę, planując wdrożenie konfiguracji.
Jak działają systemy OMS, ERP i WMS?
Aby poznać główne zalety integracji, warto przyjrzeć się funkcjom poszczególnych systemów:
System OMS
System Zarządzania Zamówieniami: system jest przeznaczony do zarządzania zamówieniami. Śledzi każdy etap realizacji – od rejestracji, przez obsługę na magazynie, aż po dostawę. Jeśli nie wykryje informacji zdefiniowanej w scenariuszu realizacji zamówienia jako istotnej, np. o metodzie płatności, adresie czy formie dostawy, alarmuje użytkowników. Z tego względu ułatwia obsługę dużego wolumenu zamówień w dynamicznej branży e – commerce.
System ERP
Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa: oprogramowanie scala w jedno różnorodne obszary przedsiębiorstwa, m.in.: finansowy, kadrowy, magazynowy czy produkcyjny. Wszystkie informacje generowane w systemie i do niego dostarczane są gromadzone w jednej centralnej bazie danych, współdzielonej przez wszystkie działy firmy. Dzięki temu system umożliwia pracownikom – sprawną wzajemną komunikację.
System WMS
System Zarządzania Magazynem: wspiera procesy magazynowe, optymalizując operacje przyjęcia, kompletacji, pakowania czy wysyłki. Dzięki WMS firmy efektywniej wykorzystują przestrzeń magazynową i sprawniej zarządzają towarem.
Każdy z tych systemów ma swoje unikalne funkcje: OMS skupia się na zamówieniach i obsłudze klienta, ERP integruje całość firmowych procesów, a WMS optymalizuje operacje magazynowe. Przedsiębiorca, którzy zdecydował się na integracje tych systemów, może wykorzystać pełny potencjał wszystkich wymienionych funkcjonalności, zwiększając efektywność pracy w całym przedsiębiorstwie.
Dlaczego warto zintegrować OMS z ERP i WMS?
Na integrację OMS, ERP i WMS warto postawić z kilku powodów.
Po pierwsze – integracja usprawnia przepływ informacji między magazynem a biurową częścią firmy. Dzięki temu obsługa klientów jest szybsza, ponieważ konsultanci zyskują możliwość szybkiego wglądu w aktualne dane o statusie zamówień (w systemie WMS). Mogą błyskawicznie informować klientów o postępie w realizacji zgłoszenia, co zwiększa ich satysfakcję.
Po drugie – szybsza realizacja zamówień. Zgłoszenie klienta trafia do współdzielonej bazy danych, skąd następnie rozpoczyna podróż przez kolejne etapy realizacji. Każdy z nich jest rejestrowany, a jeśli w zamówieniu brakuje ważnych danych, od razu wychwytuje to system OMS. Dzięki temu nawet wstrzymane transakcje są szybko obsługiwane i ponownie procesowane.
3 główne wyzwania związane z integracją systemów ERP, OMS i WMS
Mimo licznych korzyści integracja systemów OMS, ERP i WMS wiąże się z pewnymi wyzwaniami.
Jeden z głównych to synchronizacja danych. Każdy z systemów jest przystosowany do obsługi innych struktur danych. Jak temu sprostać? Dobrym pomysłem jest wprowadzenie jednolitego formatu danych oraz mapowanie procesów biznesowych.
Kolejnym wyzwaniem są koszty wdrożenia. Planując budżet, należy uwzględnić w nim wydatki na licencje, infrastrukturę oraz szkolenia dla pracowników. Do tego dochodzą koszty sprzętu, m. in.: urządzeń peryferyjnych niezbędnych do obsługi np. procesów magazynowych. Innymi słowy, koszty wdrożenia mogą być znaczne.
Zarządzanie zmianą to kolejny wyzwanie. W efekcie wdrożenia nowej technologii pracownicy mogą zastanawiać się nad stabilnością zatrudnienia. Czasami towarzyszy im też przekonanie, że nie poradzą sobie z obsługą złożonego narzędzia. W adaptacji do nowego środowiska pracy pomagają szkolenia oraz jasna prezentacja korzyści wynikających z integracji systemów.
Kiedy integracja się opłaca?
Jak ocenić opłacalność integracji i wdrożenia systemów? Przede wszystkim warto przeprowadzić analizę zwrotu z inwestycji (ROI). Powinna ona uwzględniać nie tylko koszty integracji, ale również długoterminowe korzyści, w tym poprawę płynności operacyjnej, poziomu obsługi klienta oraz wszystkiego, co może przełożyć się w przyszłości na zyski.
Warto też wiedzieć, że im mniej złożony przebieg wdrożenia i integracji systemów OMS, WMS oraz ERP, tym mniej środków pochłonie cały proces. Dla przykładu, jeśli każde oprogramowanie integruje się z otoczeniem przez otwarte API, to migracja danych będzie szybsza, prostsza i tym samym proces wdrożenia będzie mniej kosztowny.
Jak przygotować firmę do integracji systemów?
Dobór odpowiedniego dostawcy to jeden z kluczowych elementów procesu integracji OMS, ERP i WMS. Warto postawić na współpracę z dostawcą, który ma duże doświadczenie w danej branży i wspiera klienta na wszystkich etapach wdrożenia.
Sam proces wdrożenia najlepiej rozłożyć na etapy. Pierwszy skupia się na analizie potrzeb biznesowych i opracowaniu szczegółowego planu działań. Drugi na wdrożeniu i konfiguracji infrastruktury systemów. Z kolei ostatni na testach, podczas których konsultanci dostawcy sprawdzają rozwiązania w kontrolowanych warunkach, i ewentualnie wychwytują potencjalne niezgodności jeszcze przed uruchomieniem produkcyjnym.
Z kolei po uruchomieniu konfiguracji należy regularnie analizować wskaźniki wydajności (KPI). Pozwoli to na szybką identyfikację obszarów wymagających usprawnień.
Integracja systemów OMS, ERP i WMS – realne korzyści dla firmy
Połączenie systemów OMS, ERP i WMS umożliwia firmie sprawne zarządzanie procesami i zasobami, przekładając się m.in. na większą efektywność i wyższą jakość obsługi klienta.
Warto jednak mieć na uwadze, że decyzja o integracji powinna być przemyślana, ponieważ proces ten wymaga rozplanowania budżetu i poszczególnych działań a także zaangażowania kluczowych pracowników wdrażanych działów. Z drugiej strony właściwe przygotowanie się do projektu, procentuje – najczęściej większą elastycznością w świecie dynamicznych zmian rynkowych.
