Właściwe prowadzenie dokumentacji firmowej okazuje się niezwykle istotne. Wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, jak długo trzymać poszczególne dokumenty, oraz co z nimi zrobić, gdy nie są już potrzebne. Postaramy się rozwiać twoje wątpliwości.
- Jak przechowywać dokumenty firmowe — na co zwrócić uwagę?
- Przechowywanie dokumentacji firmowej i pracowniczej — jak długo przechowywać dokumenty?
- Proces utylizacji i archiwizacji dokumentów — co zrobić, gdy skończył się okres przechowywania dokumentów?
Jak przechowywać dokumenty firmowe — na co zwrócić uwagę?
Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek nałożony przez polskie prawo. Warto zadbać o to, aby dokumenty były przechowywane w sposób uporządkowany i bezpieczny. Możesz zdecydować się na tradycyjne metody, takie jak segregatory i teczki, które przechowujesz w zamkniętych szafach. Pamiętaj jednak, że dostęp do nich powinni mieć tylko upoważnieni pracownicy. W dobie cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne przechowywanie dokumentów. To wygodne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić miejsce i ułatwia zarządzanie dokumentacją. Warto zainwestować w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami, które umożliwi ich łatwe katalogowanie, wyszukiwanie i zabezpieczanie. Upewnij się, że regularnie tworzysz kopie zapasowe, aby uniknąć utraty danych.
Dobrym rozwiązaniem jest również skorzystanie z pomocy profesjonalnej firmy zapewniającej przechowywanie dokumentów przez określony z góry czas.
Przechowywanie dokumentacji firmowej i pracowniczej — jak długo przechowywać dokumenty?
Wiedza o tym, jakie dokumenty jak długo muszą być przechowywane, jest niezbędna dla zgodności z przepisami prawa. Dokumentację pracowniczą, taką jak umowy o pracę, ewidencję czasu pracy czy listy płac, musisz przechowywać przez co najmniej 10 lat. To ważne, aby móc udowodnić swoje działania w razie kontroli lub jakiegokolwiek sporu. Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe i dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło rozliczenie. Faktury i rachunki również wymagają przechowywania przez 5 lat, co jest zgodne z przepisami prawa podatkowego.
Najkrócej musisz trzymać dokumenty dotyczące nieruchomości, takie jak umowy najmu czy akty notarialne. Te warto przechowywać przez cały okres posiadania nieruchomości oraz przez kilka lat po jej sprzedaży. Inne dokumenty, takie jak korespondencja handlowa czy zamówienia, mogą być przechowywane przez krótszy czas, zazwyczaj 2-3 lata.
Proces utylizacji i archiwizacji dokumentów — co zrobić, gdy skończył się okres przechowywania dokumentów?
Utylizacja dokumentów firmowych to równie ważny proces przechowywania dokumentów firmowych i pracowniczych. Nie możesz po prostu wyrzucić starych dokumentów do kosza. Musisz upewnić się, że są one odpowiednio zniszczone, aby zapobiec dostaniu się poufnych informacji w niepowołane ręce. Najlepszym sposobem na utylizację dokumentów jest ich niszczenie za pomocą niszczarki. Nowoczesne niszczarki są w stanie pociąć dokumenty na bardzo małe kawałki, co uniemożliwia odczytanie zawartych w nich informacji. Jeśli masz dużą ilość dokumentów do zniszczenia, możesz skorzystać z usług firm specjalizujących się w profesjonalnej utylizacji dokumentów. Takie firmy oferują bezpieczne niszczenie dokumentów i często wystawiają certyfikat potwierdzający wykonanie usługi.
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej, czy dużej firmy wymaga od ciebie skrupulatności również w prowadzeniu dokumentacji. Zastosuj się do naszych porad, aby uniknąć problemu w razie kontroli.
